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L'annualisation est un processus de calcul horaire dans lequel les heures de travail varient selon le pic d'activité...Il s'agit d'un lissage des heures sur une période de 12 mois consécutifs.
✓ L'activité de votre entreprise varie en fonction des saisons ?
✓ Vous souhaitez établir à l'avance un planning de modulation des heures ?
✓ Mieux anticiper les heures supplémentaires en affichant le compteur des heures prévisionnelles annualisées
✓ Communiquer le planning des heures annuelles aux salariés
L'annualisation du temps de travail est un processus qui consiste à organiser les heures en fonction des semaines de travail plus ou moins soutenues.
Ainsi, les heures de travail habituellement calculées par semaine de 35h, sont lissées sur une période annuelle de douze mois.
Dans certains cas, l'on parle de la modulation des heures sur un cycle plus court, de six(6) mois par exemple.
Cet aménagement des heures que permet l'annualisation offre une grande flexibilité aux entreprises dont l'activité varie selon les périodes.
Par exemple, un camping peut aménager son planning d'annualisation de telle sorte que les employés puissent réaliser plus d'heures l'été (considéré comme période haute), et moins d'heures en période hivernale.
En d'autres termes, l'annualisation consiste à faire varier les heures de travail hebdomadaires en fonction du pic d'activité.
Ce mode de fonctionnement doit être encadré par un accord cadre dans lequel tous les partis, employeur et représentants du personnel, donnent leur approbation.
En effet, le droit du travail recommande de mettre en place un accord annualisation qui précisent les règles de fonctionnement et conditions d'application :
º Le volume horaire annuel que le salarié devra accomplir dans le cadre de l'annualisation
º Le plafond des heures hebdomadaires à ne pas dépasser. Conventionnellement, le volume horaire maximum est fixé à 48h hebdomadaires, sauf disposition contraire dans l'accord de modulation
º Le décompte des heures sup et conditions de rémunération...Le paiement des heures est générallement constaté en fin de période
º L'accord doit préciser la période de référence de douze(12) mois consécutifs, de Janvier à Décembre, ou autre période annuelle.
Par exemple, en fonction de la spécificité de votre activité, la période de référence peut aller de Juin de l'année N, jusqu'au mois de Mai de l'année N+1.
º Les conditions de prise de congés payés, ainsi que d'autres absences spécifiques, de type repos compensateur, ou arrêt maladie.
Selon les cas, ces absences peuvent être déduites du quota d'heures annuelles.
L'annualisation du temps de travail consiste à optimiser la répartition des heures sur l'ensemble de l'année, de façon à établir une moyenne du temps de travail hebdomadaire à 35h.
Lorsque le salarié travaille en dessous du seuil maximum de 48h, l'on parle des heures de modulation qui doivent se compenser entre les différentes semaines.
A noter que la limite de 48h peut varier en fonction de votre secteur d'activité ou selon les dispositions de votre accord annualisation.
En règle générale, lorsque cette limite est franchie, cela donne lieu au paiement des heures majorées.
A contrario, les heures travaillées en deça de 48 h se cumulent dans un compteur de calcul de la modulation.
L'on parle générallement des semaines hautes et semaines basses qui s'additionnent mutuellement pour lisser le temps de travail sur la période annuelle.
Dans l'exemple suivant, nous considérons la durée hebdomadaire de travail à 35 h, le décompte de l'annualisation se traduit de la façon suivante :
º S1, 30 heures travaillées, pour un crédit de la modulation de -5 heures
º S2, 40 heures travaillées , pour un crédit de la modulation de +5 heures
º S3, 45 heures travaillées, pour +9 heures.
Il arrive parfois que le compteur de modulation ne soit pas aligné à la durée hebdomadaire moyenne de 35h...Dans ce cas, l'entreprise peut proposer un repos compensateur au salarié, pour réguler le compteur annualisation.
A la fin de la période, s'il existe des heures supplémentaires qui n'ont pas pu être épongées, celles-ci font l'objet d'un paiement ou d'un report sur la période d'annualisation suivante.
Si vous souhaitez rendre intuitif le calcul de la modulation, nous vous invitons à découvrir notre Solution en ligne d'annualisation, avec la possibilité de créer un planning à l'avance pour donner une vision claire aux salariés.
L'annualisation du temps de travail présente l'avantage d'optimiser l'organisation du travail en fonction des périodes de pic d'activité.
En parallèle le salarié peut maintenir le même niveau de salaire car les heures de travail sont lissées de façon à garantir 35h hebdomadaires sur l'année.
Cependant, le suivi des heures d'annualisation au quotidien est une tâche fastidieuse.
Le fait de compiler les heures de travail semaine par semaine nécessite une implication des salariés...A cela s'ajoute la prise en compte des congés payés et autres absences non prévisibles, de type arrêt maladie.
Le planning annualisation doit se réadapter en toute flexibilité pour prendre en compte ce genre de situation dans la gestion quotidienne des employés.
Dans certains cas, le salarié peut changer de contrat de travail faisant évoluer son volume horaire annuel.
En effet, cela peut devenir usine à gaz, notamment si vous calculez les indicateurs d'annualisation à travers des fichiers excel.
Cela dit, il existe des outils d'automatisation de ces tâches chronophages qui de surcroît n'ont pas de réelle valeur ajoutée sur la productivité de votre entreprise.
Dans le menu principal situé en haut de cette page, vous pouvez tester notre outil de modulation pour découvrir le gain de temps et l'efficacité que confère l'automatisation des heures annualisées.
Dans le domaine de la modulation du temps de travail toutes les organisations n'ont pas le même mode de fonctionnement.
Il arrive que pour la même entreprise, les contrats de travail soient de nature différente en termes de gestion des heures de travail.
Il est courant de voir que certains salariés soient soumis au régime annualisation, mais d'autres au régime contrat cadre avec une forfaitisation en jour.
En effet, les contrats de travail peuvent avoir différents statuts :
º Employés au forfait-jours de statut cadre, avec une imputation du temps de travail en jour
º Employés soumis aux heures supplémentaires conventionnelles, au-delà de 35h.
º Employés soumis à l'annualisation avec possibilité de payer des heures à la fin de la période de référence.
Ce dernier volet qui concerne l'annualisation est très impactant dans le suivi des heures au quotidien car celles-ci doivent s'additionner sur toute la période.
Suivi de l'annualisation :
(o) Via le module feuille de temps, le salarié renseigne ses heures effectives travaillées.
(o) Via le tableau de bord annualisation, l'outil affiche les indicateurs clés de suivi annualisation.
Reste à travailler (Delta) & solde horaire :
Ces deux indicateurs sont complémentaires.
Le delta correspond aux heures restantes à travailler.
Le solde d'heures sup correspond aux heures effectuées au delà de la durée hebdomadaire moyenne.
Ce solde peut donner lieu à un repos compensateur.
Le salarié peut initier la demande de repos en toute autonomie.
Point de situation en cours de période :
A l'instant T, c'est le solde horaire qu'il faut considérer, car celui-ci est basé sur les heures effectivement travaillées à date.
Toutefois, à la fin de la période il convient d'établir la balance d'annualisation = [Reste à travailler] - [Solde horaire].
Dans certains cas, le Solde horaire peut faire l'objet du paiement des heures.
Récupération des heures :
Les heures travaillées au delà du quota d'annualisation sont traitées en fin de période.
Cependant la récupération des heures peut intervenir en cours de période pour réguler le quota d'annualisation.
Régulation du quota d'annualisation :
Sauf indication contraire de votre accord annualisation, la Récupération des heures ne devrait pas être assimilée à du temps de travail effectif, car il s'agit de récupérer des heures effectuées au-delà de la durée conventionnelle.
Par exemple, lorsque l'on analyse la formule du Reste à travailler = Quota annuel - (Heures réalisées + Absences travail effectif)
L'on constate que si la récupération est assimilée à du temps de travail effectif, cela implique un delta déficitaire, alors que la récupération a pour vocation de réguler le delta.
Suivi de congés et absences :
Le tableau de bord annualisation propose un module Suivi congés et absences, dans le contexte de l'annualisation.
Par conséquent, même si la période de référence de congés est différente de celle de l'annualisation, les congés pris sont déterminés sur la période d'annualisation.
En d'autres termes, la période de prise de congés équivaut à la période d'annualisation.
Pré-recquis dans le paramétrage des heures :
(o) Premièrement, définir le quota annuel à travailler sur chaque fiche Salarié (Ex. 1607 h / an).
(o) Autorisation des heures sup négatives => ce paramétrage permet de mettre en évidence les semaines fortes et faibles.
(o) Possibilité d'alimenter le planning prévisionnel sur la modulation des heures.
Ce planning permet d'avoir un repère sur le déroulement de l'annualisation du temps de travail, aussi bien pour le salarié, que pour le responsable RH.
A travers ce paragraphe nous vous présentons les règles de calcul de l'annualisation à partir de notre Solution SaaS spécialée dans l'annualisation.
Saisie des heures de travail :
(o) Via le module feuille de temps, le salarié renseigne ses heures effectives travaillées.
(o) Via le tableau de bord annualisation, le logiciel affiche les indicateurs clés de modulation temps de travail.
Reste à travailler & Solde horaire annualisation :
Ces deux indicateurs sont complémentaires.
Exemple de contrat 35h sans majoration, sur 3 semaines, quota à travailler = 105h.
1) Salarié avec des semaines hautes :
Reste à travailler = 105 - (36 + 36 +36) = -3
Solde horaire = +1 +1 +1 = +3
Interprétation :
Le Reste à travailler = -3, suppose que l'entreprise doit 3h au salarié.
Il se trouve que ces 3h sont répercutées dans Solde horaire.
2) Salarié avec des semaines basses :
Reste à travailler = 105 - (34 + 34 +34) = 3
Solde horaire = -1 -1 -1 = -3
Interprétation :
Le Reste à travailler = 3, suppose que le salarié doit 3h à l'entreprise.
Il se trouve que ces -3h sont répercutées dans le solde horaire.
3) Cas de semaines hautes avec une semaine d'arrêt maladie :
Reste à travailler = 105 - [36 + 36 +35(maladie)] = -2
Solde horaire = +1 +1 +0 = +2
Interprétation :
Dans ce cas, l'entreprise doit 2h au salarié, et cela est bel et bien répercuté dans Solde horaire
Conclusion :
A l'instant T c'est le solde horaire qui détermine le solde d'annualisation.
NOTE-1 : En fonction de la convention, d'éventuelles majorations peuvent s'appliquer dans le calcul des heures supplémentaires.
NOTE-2 : Le Solde horaire peut faire l'objet d'un repos compensateur (récupération des heures).
En fonction de votre organisation, le salarié peut initier la demande de récupération en toute autonomie.
Toutefois, le logiciel permet de masquer le bouton de récupération, par le salarié.
Pour cela, il faut se rendre dans les paramètres du module Suivi des heures.
Suivi de congés et absences :
Les congés payés sont gérés via le module dédié à la gestion des congés.
Cependant le tableau de bord annualisation propose un module Suivi congés et absences, dans le contexte de l'annualisation.
Par conséquent, même si la période de référence de congés est différente de celle de l'annualisation, les congés pris sont déterminés sur la période d'annualisation.
En d'autres termes, la période de prise de congés équivaut à la période d'annualisation.
Pré-recquis :
(o) Premièrement, définir le quota annuel à travailler sur chaque fiche Salarié (Ex. 1607 h / an).
(o) Paramétrage annualisation, via le module des paramètres : période de référence et absences déductibles
(o) Autorisation des heures sup négatives => ce paramétrage permet de mettre en évidence les semaines fortes et faibles.
(o) Possibilité d'alimenter le planning prévisionnel des heures annualisées.
Ce planning de modulation des heures permet d'avoir un repère sur le déroulement de l'annualisation.
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