Gestion de projet : logiciel suivi projet intuitif

Gestion de projet - qu'est ce que c'est ?

En tant que logiciel suivi projet , notre solution suivi temps projet offre plusieurs fonctionnalités permettant à chaque entreprise de gérer facilement les heures planifiées par collaborateur.
Que ce soit pour gérer les heures d'un point de vue ressources humaines, ou la gestion de projet, ou encore pour piloter les activités de l'entreprise.
De leur côté les salariés accèdent au logiciel moyennant un login et mot de passe, pour exploiter leur espace dédié contenant plusieurs modules, parmi lesquels : la consultation du planning, le suivi des absences, mais aussi le reporting du temps passé sur chaque projet.

L'entreprise peut ainsi s'appuyer sur l'automatisation du processus complet, de façon à implémenter un workflow déclaration par les salariés ou soumission des feuilles de temps à l'endroit du chef de projet, qui se charge ensuite de valider ou rejeter.
Dans certaines organisation, les heures travaillées servent aussi à piloter les projets à travers des tableaux de bord de suivi analytique.
Dans ce cadre, notre logiciel suivi projet met en avant une gestion des temps intuitive pour le reporting du temps consommé par projet, car chaque entreprise pourra définir en amont, sa base de données de suivi d'activité de façon à associer chaque ressource de cette base, à un contexte temps passé.

Avant de vous orienter vers un suivi des temps projet, ou suivi analytique temps passé par ressource, il convient de bien définir votre contexte, à travers un listing des besoins ou cas d'utilisation :
✓ La gestion de projet, existe-t-elle déjà dans l'entreprise ?
✓ Vos employés sont ils autonomes pour soumettre leurs feuilles de temps...Ou ce sont les Managers qui se chargent à remplir leurs fiches de temps
✓ Lorsque le salarié saisie ses heures, cela nécessite-t-il une validation par le responsable RH ? Si oui, à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle ?
✓ Souhaitez-vous intégrer la gestion des congés dans le logiciel de projet ?
✓ Votre entreprise est-t-elle concernée par le suivi budgétaire ou la gestion des coûts sur projet ?
✓ Souhaitez-vous établir une planification de la charge de travail prévisionnelle ?
✓ Pour permettre aux salariés de saisir facilement leurs heures, projettez-vous l'utilisation d'une application mobile de type Android ou Iphone ?
✓ Le logiciel suivi projet devrait-il comptabiliser le montant à facturer sur le temps passé ?

Suivi des temps et planning prévisionnel projet

Notre outil de suivi de projet permet de planifier la charge de projet par collaborateur ou globalement sous forme d'estimation du nombre de jours à passer sur le projet.

(1) Planification date par date de la charge prévisionnelle projet:
Dans ce contexte, les employés se voient affecter le volume horaire ou nombre de jours à effectuer sur chaque tâche du projet, l'outil de projet se charge ensuite d'alimenter le tableau de synthèse charge prévisionnelle.
En parallèle, le salarié déclare le temps réalisé via une fiche de temps. En effet, le salarié se connecte à son espace feuilles de temps pour effectuer son reporting temps passé sur le projet.
L'avantage d'utiliser cette approche est que la feuille de temps représente la source d'information pour pouvoir gérer d'autres composantes suivi des temps. Par exemple, la gestion des contrats de travail sur la base de 35h. Ce dernier cas nécessite d'enregistrer les heures travaillées au fil des semaines pour restituer le décompte des heures du point de vue RH.
Cette tâche peut être accomplie facilement à travers notre logiciel de gestion des projets spécialisé dans le suivi du consommé sur un projet.

(2) Si votre objectif final consiste à comptabiliser les heures supplémentaires en même temps que la gestion des projets, notre outil projet propose un formulaire de déclaration directe des heures supp toutes les semaines ou de façon mensuelle :
Chaque employé peut ainsi déclarer librement les heures supp en marge de la réalisation des projets.
En privilégiant le formulaire de déclaration directe des heures sup, le salarié peut réserver la saisie des temps uniquement pour les projets, à travers sa feuille de temps décorrélée des heures-supp.

Règles de gestion des projets combinées au suivi des heures RH :

Le décompte des heures-supp ou récupération implique de spécifier la règle sociale (RH) de déclenchement des heures supp travaillées au delà du contingent hebdomadaire contractuel. Pour cela, il faudra créer des seuils pour automatiser la règle de calcul :
º Le seuil de calcul pour les heures travaillées le dimanche
º Le seuil suivi horaire ou majoration pour le travail en jours fériés
º Le seuil de suivi horaire pour le calcul des heures supp conventionnelles (calcul heures hebdomadaires)
º Règle de gestion pour le décompte des heures à payer ou destinées à la récupération

Dans certains cas, l'accord de travail ou la convention collective prévoit de ne pas payer les heures, mais de pouvoir les récupérer uniquement.

Suivi des temps projet et organisation RH

Le suivi des temps projet doit pouvoir s'adapter aux règles de gestion des heures sur le plan ressources humaines et code du travail.
Les différentes organisations sont soumises à des conventions collectives ou accords d'entreprises qui déterminent les règles à respecter en termes de suivi des temps.
La gestion des projets implique un ensemble de règles liées à l'organisation des plannings des salariés, de façon à assurer l'équilibre entre les période d'activité et les périodes de vacances, à savoir, les contraintes RH en lien avec le droit du travail.
La gestion de projet doit donc obéir au cadre légal du droit social, d'un point de vue organisationnel et administratif. En d'autres termes, chaque entreprise est tenue à faire respecter le temps légal des employés.

Le suivi de projet via l'outil de tracker de temps offre un espace de paramétrage avancé permettant d'adapter le logiciel suivant le mode de fonctionnement de chaque entreprise, mais aussi la prise en compte des spécificités des contrats de travail en entreprise.
Vous pouvez ainsi gérer les employés avec des contrats au forfait-jours impliquant un suivi de projet par journée ou demi-journée travaillée...Combiné à un décompte annuel du total des jours travaillés
Par le même procédé, vous pouvez gérer les salariés en mode suivi horaire, avec une imputation des temps au niveau de leurs rapports d'activités via ce logiciel de time tracking.

Organisation des tâches projet et suivi des heures

La gestion de projet s'appuie sur l'organisation des heures à travers un processus correspondant au fonctionnement de l'entreprise.
En fonction du secteur d'activité de l'entreprise, le processus d'organisation des tâches peut varier.
Par exemple, une entreprise évoluant dans le domaine d'édition de logiciels fonctionne le plus souvant en mode gestion de projets. Dans ce cadre, le suivi des temps consommés par projet est une fonction essentielle.
Ainsi, les collaborateurs, le plus souvent les développeurs de logiciels sont organisés par pôle R&D, ou par équipe projet.

Le travail s'organise autour du projet avec une allocation du temps prévisionnel ou chiffrage du projet.
Ce mode de fonctionnement existe aussi dans les logiciels gestion de projet pour bureaux d'études, ou suivi temps par affaire, car le mode gestion des projets est mis en avant, d'autant plus que les cabinets d'architectes ou les entreprises d'ingénerie travaillent sur la base des portefeuilles projets complexes qui nécessitent un outil de gestion de projet performant.
Dans la même lignée, nous pouvons parler des logiciels de gestion des associations car le suivi du temps est très marqué dans les associations, compte tenu du fait qu'il existe des projets subventionnés qui nécessitent un suivi analytique temps passé et du reporting pour justifier le financement des projets.

Cela dit, dans la plupart des entreprises l'organisation du temps de travail est beaucoup plus agile.
Bien souvent le salarié de statut cadre est autonome dans l'organisation de son travail, mais parfois l'entreprise peut passer par la mise en place d'un planning pour affecter des missions à chaque collaborateur.
Chaque entreprise pourra donc choisir la solution informatique la plus adaptée à ses contraintes organisationnelles.

Notre outil suivi temps offre plusieurs modules de gestion des ressources humaines et gestion par affaire...Parmi lesquels :

♦ Le planning des heures et suivi temps projet
Pour vous permettre d'avoir une vue générale des temps consommés, nous vous proposons un tableau de synthèse des heures imputables à chaque projet.
Notre outil de suivi temps sur projet offre un modèle de données avec plusieurs niveaux de représentation, qui permet à chaque entreprise de modéliser son activité en fonction de son métier.

♦ Le planning de suivi des heures de modulation
Cette solution offre la possibilité de définir le quota annuel d'heures à travailler par employé, ou encore la mise en place d'un planning prévisionnel de modulation pour vous donner un repère dans votre suivi au quotidien.
Vous pouvez également vous appuyer sur la fiche de temps individuelle, par salarié, faisant apparaître les différentes ressources sur lesquelles déclarer le temps passé.
Grâce à la feuille de temps, le collaborateur peut déclarer de façon autonome les heures travaillées.
Il est important de proposer un espace digital intuitif au salarié afin d'avoir son adhésion dans le processus d'automatisation de la gestion du temps de travail.

♦ Outil gestion de projet avec le décompte des heures de récupération
Le collaborateur dispose d'un tableau de synthèse horaire lui permettant de maîtriser son crédit d'heures à récupérer.
La fonctionnalité de gestion d'heures supplémentaires passe par la déclaration des seuils de majoration relatifs au contrat de chaque employé.

♦ Gestion des heures et planification temps de travail
Comme évoqué plus haut, l'organisation des heures de travail peut passer par la planification des activités, qui peut également faire office de source pour le décompte des heures.
Notre application de projet propose un module qui permet d'affecter des tâches à chaque collaborateur.
Tous ces différents outils de suivi du temps vous facilitent la vie dans le suivi des projets au quotidien. Vous allez pouvoir automatiser le processus de gestion des projets au sein de votre entreprise.

♦ Gestion des heures et export vers la paie
La gestion de projet nécessite une extraction des variables temps passé pour les besoins de la paie en fin de mois, ou pour la facturation des clients sur la base du temps consommé par projet.
L'outil de suivi projet que nous proposons vous offre cette possibilité pour pouvoir s'interfacer avec les logiciels de gestion de la paie, à savoir SILAE, SAGE ou d'autres outils de ce type.
L'échange d'information entre le logiciel paie et le module suivi des temps se fait sur la base d'export vers un fichier excel, puis importation des données au niveau du logiciel Paie.
Certains éditeurs paie offrent des API en tant que moyen de connexion pour permettre l'échange de données entre les deux portails RH.

Champs d'application du logiciel suivi projet

L'approche gestion des projets que nous proposons permet de dématérialiser le suivi des temps sur projet, en intégrant la gestion des collaborateurs en tant que ressources projet.
Suivant les besoins de votre entreprise, vous pouvez utiliser tous les modules ou composer à la carte le logiciel suivi projet adapté à vos besoins. Notre solution peut être déployée dans les différents cas suivants :

♦ Temps projet combiné à la traçabilité des heures travaillées par salarié
♦ Suivre les heures sur les activités répertoriées dans votre entreprise
♦ Gestion des projets synchronisée au suivi des absences pour maîtriser la disponibilité des ressources
♦ Gestion des heures dans le cadre de suivi des jours de récupération ou RTT.
♦ Suivi des heures pour le calcul et majoration d'heures supplémentaires.
Par exemple: 35 h à 43 h, majoration 25%, puis au-delà de 43 h, taux de majoration à 50%
♦ Gestion de projet avec le décompte des heures de modulation temps de travail
♦ Suivi projet avec la prise en compte de la durée hebdomadaire des contrats des salariés
♦ Gérer le temps pour pouvoir suivre le contingent d'heures de récupération.
Par exemple : Suivi des contrats des salariés de 35 heures ou 39 heures hebdomadaires
♦ Comptage du temps de travail pour facturer le temps passé sur un projet
♦ Gestion projet intégrant le suivi budgétaire, à savoir le coût de la masse salarial lié au temps passé
♦ Le suivi des temps pour piloter les projets des clients.

Vous pouvez dès à présent tester gratuitement notre logiciel gestion projet pour avoir un aperçu des fonctionnalités offertes.
Nous vous offrons la possibilité de créer un compte de démo gratuit pour la version d'essai du logiciel.

Découvrez les fonctionnalités RH du logiciel suivi temps projet