Logiciel GTA de suivi temps passé et activités

Qu'est ce qu'un logiciel GTA de suivi des temps et activités ?

Un logiciel GTA est un portail informatique qui s'inscrit dans les outils de suivi du temps des ressources humaines en entreprise.
En effet, le logiciel suivi des temps et des activités (gta) permet de suivre efficacement les indicateurs de temps de travail des employés.
Avec l'avènement d'internet, de plus en plus de logiciel suivi temps et activités sont déployés en ligne et accessible de n'importante quel PC ou téléphone Mobile. L'on parle aussi de logiciel SAAS (Software As A Service).
JOUROFF en tant que logiciel gta en ligne a mis au point un procédé intuitif et innovant de suivi des temps et gestion des activités.
Cela consiste à mutualiser le pointage des heures de travail au sens RH du terme et le suivi temps passé par activité.

Cette approche répond à un double objectif, à savoir :
Le suivi des heures de travail pour faire respecter les règles en vigueur relatives aux droits du travail.
Mais aussi le pilotage des activités pour une meilleur visibilité des temps consommés dans l'entreprise.
C'est dans ce contexte qu'un logiciel GTA temps et activités prend tout son sens.

C'est quoi le suivi des temps et activités en entreprise ?

Le suivi du temps est un terme souvent confus car cela peut concerner l'organisation des tâches des collaborateurs, le suivi des heures de travail dans le domaine des ressources humaines, ou tout simplement la facturation du temps passé par client.
Le domaine qui nous intéresse ici, concerne le suivi des heures de travail en entreprise.
Ce mélange de concepts autour du suivi des temps et activités rend la tâche difficile lorsque qu'il s'agit de trouver un logiciel temps de travail dans un domaine précis.

En effet, les éditeurs de logiciels empreintent la même terminologie qu'il s'agisse :
º d'outils d'organisation des tâches
º des logiciels de planification
º de solutions de suivi des temps ou gestion des activités

Vous pouvez donc imaginer à quel point la recherche peut s'avérer compliquée pour trouver un bon logiciel suivi temps adapté à ses besoins.
Nous allons essayer de vous fournir les critères essentiels pour choisir le logiciel GTA en adéquation avec votre problématique.

Comment identifier le meilleur logiciel suivi temps et activités en fonction de mon besoin ?

Pour choisir le logiciel temps et activités adapté à votre entreprise, il faut tout simplement commencer par se poser les bonnes questions.
D'autant plus que vous connaissez mieux que quiconque les spécificités de votre entreprise dans le suivi administratif des employés.

Les questions généralement rencontrées sont de l'ordre :
✓ Automatisation des demandes de congés et calcul des soldes
✓ Suivi de temps par activité ou par projet
✓ Récupération des heures ou paiement des heures supplémentaires
✓ Gestion des contrats annualisés dans le cadre d'une modulation temps de travail
✓ Validation par le manager des demandes de congés et absences
✓ Extraction des variables paie en fin de mois, en vue de les transférer au comptable.

Vous l'aurez compris, avant de se diriger vers un logiciel gta en particulier, il est important de lister vos besoins, afin d'y voir clair.
Dans les paragraphes qui suivent, nous allons vous détailler quelques cas d'usage autour de la thématique suivi des temps par activité.

I-) Suivi des heures travaillées par activité ou suivi temps projet ?

Le suivi des heures de travail est un élément essentiel pour piloter les différentes activités de l'entreprise.
Il existe plusieurs conventions collectives pour encadrer le suivi des heures de travail en entreprise. Nous allons établir un comparatif des différentes approches de choix de logicels temps de travail selon les contextes d'activité.

Si votre entreprise a besoin de répertorier les temps consommés par projet, par pôle de compétence ou par activité, vous devez sans doute vous tourner vers un Logiciel GTA de Gestion des temps et des activités.
Ce type de logiciels a la particularité de combiner temps de travail RH et gestion des activités.

Bien souvent, la gestion de projet implique la modélisation des portefeuilles de projets contenant des tâches, prestations ou affaires par client.
D'un autre côté les salariés doivent saisir les heures de travail par projet dans le cadre des réunions de pilotage de projet, ou à travers des feuilles d'heures hebdomadaires ou mensuelles.

Le suivi des temps par projet peut également se faire à travers des outils de gestion de projet spécialisés, ou ERP (Enterprise Resource Planning).
Vous pouvez vous orienter vers ce genre d'outils dans la mesure où vos besoins le justifient.
Par exemple, pour la gestion des ressources ou plan de charge, la planification avec la notion de délai (deadline) etc...
Dans la lignée des logiciels de gestion d'entreprise à plusieurs modules, nous pouvons également citer les Systèmes d'Information des Ressources Humaines (SIRH).
Cependant, il existe des SIRH orientés suivi des temps ou spécialisés dans la gestion administrative du personnel. Par exemple : le suivi des entretiens annuels, suivi des indicateurs rh, l'absentéisme, la gestion de la paie etc...

II-) Suivi des temps de travail à des fins de gestion de ressources humaines

1) Gestion des congés à travers un système de suivi des heures

Votre entreprise a t-elle besoin de suivre les heures de travail, ou s'agit-il uniquement de la gestion administrative des congés payés et absences ?
Dans ce contexte, il est conseillé d'utiliser un logiciel spécialisé dans la gestion des congés.
Effectivement, certaines entreprises orientent leurs recherchers vers les logiciels suivi du temps, alors que le besoin initial concerne essentiellement le suivi des congés payés, arrêt maladie et absences.

2) GTA pour la gestion des heures de récupération

Lorsque l'on évalue des logiciels de suivi des heures par activité, la grande tendance est de considérer qu'un logiciel congés intègre implicitement la gestion des heures sup.
C'est la raison pour laquelle il faut définir un cahier de charges pour bien expliciter les choses.

En matière de Gestion des heures de récupération, il faut noter que toutes les entreprises n'ont pas le même mode de fonctionnement. La règle de gestion des heures est généralement décrite dans la convention collective.
Dans certains cas, un système de récupération des jours peut suffire.
Si votre besoin concerne les jours de récupération, un logiciel de gestion des congés pourrait remplir cette fonction.

En revanche, si votre convention recommande de décompter les heures sup en appliquant un pourcentage de majoration, un outil de gestion des heures serait plus approprié.
Quelques fois, les heures de récupération sont déclarées de façon occasionnelle. C'est à dire que les employés déclarent les heures sup uniquement lorsque l'occasion se présente.
Dans une pareille situation, l'intérêt de mettre en place un logiciel gta devient relatif.
Ces différents scénarios devraient vous permettre de mieux qualifier le logiciel temps de travail adapté à votre besoin de gestion des heures.

Par ailleurs, notre expertise d'éditeur de logiciel temps et activités nous emmène à découvrir d'autres cas plus complexes, parmi lesquels :
º La saisie des heures de nuit, pouvant générer des heures sup à récupérer ou à payer
º Les heures de récupération liées au travail du dimanche ou jour férié
º Les activités spécifiques donnant lieu a de la récupération ou la rémunération.
Ce sujet peut paraître complexe selon les cas, mais votre Expert Comptable peut vous accompagner pour mieux interpréter votre convention collective et choisir le logiciel temps et activités qui convient à votre situation.

3) Saisie des heures et gestion des heures de présence

En matière de saisie des heures, nous pouvons distinguer deux types d'approches :
♦ La gestion des heures de présence via un système de badgage, de façon à faire le pointage des heures d'arrivée, le temps de pause et l'horaire de départ des employés
♦ Le reporting temps passé sur projet ou selon la nature de l'activité.

L'utilisation d'une badgeuse nécessite un logiciel temps spécifique connecté au badge.
Les entreprises du secteur industriel utilisent fréquemment le système de badgeuse, mais la mise en place d'une badgeuse peut également se faire dans les entreprises conventionnelles de type TPE / PME.
A ce propos, il existe des outils de pointage des heures intégrant une interface de badgage...On parle alors de badges virtuels via un téléphone Mobile permettant aux salariés de pointer leurs heures de présence.
Ce genre d'outils de gestion des présences facilitent la traçabilité des heures car le salarié peut indiquer l'horaire d'arrivée, ainsi que l'heure de départ d'un simple clic, notamment si les employés n'ont pas de postes de travail avec un PC.

Un tel outil de pointage des heures présente l'inconvenient de ne pas valider les heures de présence par le responsable RH, mais aussi l'absence de comptabilisation des heures dans un compteur annuel, par exemple.

Force est de constater que la plupart d'entreprises utilisent la méthode traditionnelle qui consiste à saisir ses heures de travail à travers une feuille de temps soumise à la validation du manager ou par son assistant RH.

4) Gestion des heures dans le cadre des contrats annualisés

De façon conventionnelle, la gestion des heures consiste à évaluer le nombre d'heures travaillées par semaine ou par mois.
Cependant, la législation du travail offre la possibilité d'aménager le temps de travail selon le pic d'activité.
On parle alors de la modulation sur une période de douze(12) mois, au cours de laquelle le salarié aura des semaines hautes et des semaines basses en terme de volume horaire hebdomadaire.
Dans ce genre de système annualisé les semaines se compensent pour projetter une durée moyenne hebdomadaire de 35 heures sur l'ensemble des 12 mois.
L'entreprise peut ainsi organiser son planning de travail en fonction de la montée en charge de l'activité.
Un tel dispositif nécessite la mise en place d'un accord de modulation négocié entre les parties prenantes, puis encadré par le droit du travail.
Côté outil de suivi des temps annualisé, l'utilisation des feuilles d'heures peut suffire pour les petites structures notamment, même s'il est recommandé d'utiliser un logiciel temps de travail spécialisé dans le suivi des heures annuelles.

Comment choisir le logiciel temps et activités adapté à mes besoins

Même si toutes les entreprises emploient le même terme logiciel suivi temps, le constat est que chaque organisation présente des règles de fonctionnement différentes.
Le premier réflexe à avoir consiste à regarder scrupuleusement les dispositions de votre convention collective.
Cependant, ce sujet n'est pas sensé être nouveau dans votre organisation...Aussi bien, vous disposez déjà d'une procédure de suivi des heures de travail informelle basée sur la saisie des heures via fiche papier.
Si c'est le cas, il faudra tout simplement élaborer un cahier de charges pour lister vos besoins et votre mode de fonctionnement en matière de gestion administrative des heures de travail.
En somme, c'est à vous d'orienter les éditeurs de logiciels pour qu'ils s'imprègnet de votre système d'information.
Il est recommandé d'établir une grille sur les critères essentiels ou les fonctionnalités indispensables attendues.
L'ensemble de ces documents peuvent être présentés aux éditeurs de logiciels dans la phase d'analyse de besoins.
Vous pouvez également transmettre les fiches exemple de feuilles d'heures que vous utilisez en version papier, de tel sorte que le fournisseur du logiciel découvre le formalisme utilisé jusqu'ici.

En matière de suivi des heures, les fichiers à privilégier peuvent être de type :
♦ Fichier excel pointage des heures renseigné par les employés
♦ Exemple de fichier de planning temps de travail...Vous pouvez trouver un modèle à télécharger sur le web.
♦ Extraction de données de synthèses mensuelles de type compteurs de congés, heures travaillées etc...

Liste des différents cas d'utilisation du logiciel GTA

Notre logiciel temps et activités nommé JOUROFF propose une offre modulable en fonction de vos besoins en suivi des heures de travail.
Si vous souhaitez automatiser les heures travaillées semaine par semaine ou de façon mensuelle, cela se fait au moyen d'un simple paramétrage.
Voici une liste non exhaustive sur les cas d'utilisation de notre logiciel GTA :

✓ Logiciel de GTA temps et activités pour le suivi des heures par activité
✓ Le logiciel de gta pour la synthèse temps passé sur les différents projets de l'entreprise
✓ Outil en ligne de suivi des heures synchronisées avec les congés payés et absences
✓ Logiciel gta pour le suivi des absences, RTT et arrêt maladie.
✓ Logiciel RH temps et activité pour le calcul des heures sup et majoration.
Ex: de 35 heures à 43 heures, majoration des heures à 25%, et si supérieur à 43 heures, majoration à 50%
✓ Logiciel rh gta pour le suivi feuilles de temps et modulation des heures
✓ Outils de planning temps de travail pour la gestion du personnel
✓ Un Logiciel de gta pour le suivi du compteur horaire annuel.
Exemple : Contrat de l'employé de 35 h ou 39 heures hebdomadaires
✓ Logiciel temps et activités pour le suivi du temps passé et facturation des clients.

Si vous recherchez un logiciel temps open source, notez que les fonctionnalités sont limitées en open source.
Toutefois, vous pouvez tester notre logiciel rh gta en profondeur car notre outil offre un essai gratuit pour meilleur aperçu du logiciel GTA.