Planning congés en ligne gratuitement

Les cas d'utilisation du planning congés et absences

Qu'est ce qu'un planning de congés ?

Le planning congés est un tableau qui indique les jours de repos des employés d'une entreprise.
Un planning de congés et absences se présente sous la forme d'un calendrier qui établit la correspondance entre les jours mensuels travaillés et les plages d'absences attribuées à chaque salarié.

Comment configurer un planning congés ?

Le planning des congés est la partie visuelle du sirh de gestion des congés.
En amont du planning des absences, il y a le système de gestion des congés payés qui intègre les règles de calcul des CP.
La configuration du planning est fortement liée aux droits à congés payés du personnel de l'entreprise.
Pour faciliter la lecture du planning des congés, le tableau de congés propose plusieurs types de vue du planning.
- Une vue mensuelle du planning congés qui permet de maîtriser les salariés absents à court terme
- Une vue annuelle qui permet d'avoir une vision générale sur les périodes des vacances des collaborateurs

Quels filtres appliqués dans un planning congés ?

Même si le planning congés excel est l'outil privilégié des petites et moyennes entreprises, force est de constater que le planning dématerialisé est le plus couramment utilisé dans le monde des entreprises.
Ainsi, grâce aux options de planification avancées offertes par un planning congés dématerialisé, il est possible de filtrer les employés par service ou suivant leurs sites d'affectation.
Il faut également noter que les entreprises s'organisent le plus souvent par équipe. Dans ce contexte, le planning des congés propose une vision d'organisation des équipes voir par binome, afin de visualiser, quel employé est en repos ? est-ce que le binome est présent ou absent sur la même période de vacances etc...

Planning des congés en tant que tableau des présences

En tant que planning informatique, ce tableau de visualisation des périodes de vacances peut être adapté à d'autres usages pour le suivi du personnel au sein de l'entreprise.
En effet, c'est l'un des avantages de réaliser votre planning congés sur ordinateur, mais encore mieux...complètement en ligne gratuitement, avec des fonctionnalités avancées dignes d'un logiciel de planning congés.
Ce planning de congés propose un affichage des plages avec des codes couleurs correspondant à la période d'absence du salarié.
Les zones blanches du planning sont considérées comme jours de disponibilité ou jours de présence des équipes.
Toutefois, vous pouvez adopter votre propre légende du planning congés pour faire en sorte que les plages colorées puissent représenter les temps de présence en entreprise.
Par conséquent, ce planning peut être visualisé comme planning de présence.
Il existe donc une dimension planning multi-usages selon les informations que vous souhaitez représenter, à savoir, les plages d'absences ou les jours de présence pour illustrer les disponibilités des collaborateurs.

Tableau des congés du personnel de l'entreprise

La période de congés implique une réorganisation des équipes. C'est la raison pour laquelle le planning congés se doit d'être lisible et transparent pour maîtriser les plages d'absences des collaborateurs.
La plupart des entreprises utilisent une solution automatisée de gestion des congés dédié pour centraliser les demandes congés des employés.
Pour ce faire, la solution de suivi de congés peut être de type : sirh gestion congés ou tout simplement un tableau des congés payés au format excel.
En amont de la planification des absences, l'entreprise se doit de définir le processus de demande et validation des congés, c'est à dire : qui valide les congés de qui ?
En effet l'outil saas de gestion des congés a pour vocation de fluidifier les intéractions, mais les rôles doivent être bien définis au niveau de l'organisation
Avant de planifier les absences dans le planning de congés en ligne, vous pouvez consolider les informations des demandes congés dans un tableau excel, afin de mieux maîtriser les périodes d'absence de chaque collaborateur, ensuite l'enregistrement dans le planning congés sera beaucoup plus intuitif.

Aperçu avant impression du planning congés

Avant de télécharger le planning congés, il faut s'assurer que les périodes de congés souhaitées par les collaborateurs ont été bien répercutées sur le planning congés.

Effectivement le planning à imprimer doit être en phase avec les périodes réellement sollicitées, car ce même planning sera porté à la connaissance des salariés pour organiser leurs prochaines vacances...le planning congés doit restituer la bonne situation, d'où cette étape de prévisualisation des congés planifiés, pour s'assurer que les congés par salarié ont été bien définis afin d'éviter les erreurs qui pourraient engendrer la confusion et complexifier l'organisation des équipes.

A ce propos, cet outil planning congés offre plusieurs fonctionnalités de visualisation et navigation :
º Congés planifiés par période mensuelle
º Visualisation des congés et absences par période trimestrielle
º Système de navigation par année pour avoir une vision plus large des congés planifiés

Planning congés en ligne VS tableau congés excel

La gestion des congés est un sujet sensible car il concerne l'organisation des ressources humaines de l'entreprise.
Lorsque la planification des congés est définie, le collaborateur l'intègre dans son agenda pour ses vacances à venir.

Le but du planning de congés en ligne est de fiabiliser l'information à travers un outil gratuit de suivi de congés.
Cet outil de congés vous fait gagner du temps et de l'efficacité car votre planning congés sera généré automatiquement en intégrant les dates et les semaines de façon précise.
Contrairement au tableau de congés sous excel, vous n'avez pas besoin de déclarer les dates par période, car le planning congés remplira cette mission à votre place.

Toutefois, le tableau des congés en excel peut s'avérer intéressant, surtout si vous maîtrisez le codage des macros sous excel.
Les formules avancées sous excel permettent de réaliser autres choses que l'affichage du planning congés...Par exemple, vous pouvez implémenter un système de calcul des soldes congés, en plus de la planification des absences.

Pour votre information, en tant qu'éditeur de solution saas gestion congés, nous proposons tout un panel d'outils de suivi d'activité autour de la gestion des temps de travail. Ainsi, à défaut d'utiliser cet outil de planning congés en ligne, vous pouvez découvrir la version premium de notre solution RH via le lien de création de démo proposé dans le panel de droite de cette même page.

Affichage du planning congés auprès des salariés

Une fois le planning congés finalisé, la dernière étape consiste à le diffuser auprès des collaborateurs.
Le planning de suivi congés en ligne propose une fonctionnalité d'export PDF que vous pouvez imprimer par la suite.
Parmi les solutions pour diffuser le planning congés dans votre entreprise, il y a l'affichage dans un espace commun partagé par l'ensemble des salariés ou encore via un espace de stockage de fichiers de type Google drive.
Cela permet à chaque employé de maitriser son planning de congés et absences, ainsi que les périodes de vacances de ses collègues ou les membres de son équipe de travail.

Le planning de suivi des congés et absences en ligne offre un espace permettant d'afficher la légende avec la couleur des types congés.
Cet outil de planification des congés offre ainsi une vision large sur les absences, tout en spécifiant les différents types : congés payés, congés paternité, RTT, planification des congés sans solde, planning congé maternité, congé parental, absence arrêt maladie, congés spéciaux, ou autres absences à définir de façon libre dans le planning des congés et suivi de vacances de vos employés.